こんにちは。
社会人大学 代表理事の桑名です。
今回は皆さんも使うことが多いであろう、「メールについて」の授業です。
メールの挨拶文、ネットで調べたような定型文のようなものが多い気がしませんか？
マナーは必要ですが、挨拶に限らず、形だけのメールは逆に内容に心がこもっていない気がします。
本来、メールは簡潔に用件を伝える手段
手紙では「拝啓」から時候の挨拶、本文などルールがあって最後に「敬具」等の結語が必要です。
それに対しメールは、用件を相手に負担なく、的確に、簡潔に伝える手段なのです。
通常のメールでは、長い時候の挨拶は用件にたどり着くまで時間がかかるので入れなくても大丈夫なのです。
但し、イベントのお知らせや着任の挨拶など、状況によりかしこまったメールを送りたい時はこの限りではありませんよ。
メール全体に気配りを
昨今では、メールでの連絡が主流になっており、メールでも挨拶文を用いて相手の心を開かせる、心がこもった短文を入れたい場合もありますね。
「いつもお世話になっております」
が主流ですが、ちょっと当たり前すぎますね。
「先ほどはお電話にて失礼いたしました」、
「お世話になっております。暑くなりましたがいかがお過ごしでしょうか」
など、その時点や状況で相手を思う文を入れると、読み手も気持ちが伝わりやすくなります。
挨拶の後はすぐに用件へ。
相手に的確に伝わる書き方の気配りが必要です。
長々と何十行も文章を書くと「読むのが面倒だな…」ということに。
改行や段落、箇条書きを使うなど、読みやすく確実に内容を把握してもらえる工夫はとても大切ですね。
時々「下記」が気になります。
「下記」と書いたら「記」が必要なのです。
「下にある通り」という意味なら「以下」が正解です。
締めの挨拶も
「よろしくお願い申し上げます」
の一辺倒ではなく、
「お忙しいところ恐縮ですがお返事いただけましたら幸甚です」、
「ご検討のほどよろしくお願い申し上げます」
など、状況に合わせて気持ち良く読み終えてもらえる締めを考えるとよいでしょう。
その後に和みの一文があるのもよいですね。
「まだまだ暑さが続きます。ご自愛ください」
と気遣う、関係性が良いなら共通の話題や趣味の話をさりげなく入れるなど。
自分が読み手なら、より一層相手に心を開くことでしょう。
簡単便利なメールでこそ、この一味を加えたいものですね。
社会人大学
代表コンサルタント
桑名 伸
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